Quy trình thanh toán, quyết toán xây dựng được thực hiện qua các bước sau:
- Thanh toán tạm ứng
- Tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu
- Lập hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng
- Thanh toán, quyết toán hợp đồng.
Bước 1: Thanh toán tạm ứng
Sau khi Hợp đồng thực hiện tư vấn thiết kế, xây lắp, thí nghiệm hiệu chỉnh, chuẩn bị sản xuất của dự án được ký kết.
Phòng kế hoạch chuyển hợp đồng cho phòng tài chính – kế toán để thực hiện trả tiền tạm ứng cho nhà thầu.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu
Phòng kế hoạch tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu chất lượng, khối lượng từ các phòng chức năng liên quan cụ thể về hồ sơ thanh toán giai đoạn:
- Từ phòng kỹ thuật: Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công; hồ sơ nghiệm thu xây lắp, hồ sơ nghiệm thu công tác thí nghiệm, hồ sơ nghiệm thu công tác CBSX
- Từ phòng đấu thầu: Hồ sơ nghiệm thu công tác lập HSMT
- Từ phòng thẩm định: Hồ sơ nghiệm thu công tác lập dự án đầu tư, lập TKKT-TDT lập KTBVTC-DT
Hồ sơ quyết toán
- Từ phòng kỹ thuật: Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công; hồ sơ nghiệm thu quyết toán xây lắp, hồ sơ nghiệm thu quyết toán công tác thí nghiệm, hồ sơ nghiệm thu công tác CBSX
- Từ phòng vật tư: Hồ sơ quyết toán vật tư A cấp
- Từ phòng đấu thầu: Hồ sơ nghiệm thu quyết toán công tác lập HSMT
- Từ phòng thẩm định: Hồ sơ nghiệm thu quyết toán công tác lập dự án đầu tư, lập TKKT-TDT, lập TKBVTC-DT
Yêu cầu về hồ sơ thanh toán, quyết toán
- Được đóng tập đầy đủ cả phần nghiệm thu về chất lượng, khối lượng theo qui định.
- Có bảng kê các nội dung công việc nghiệm thu
- Có đầy đủ chữ ký của người nghiệm thu, người lãnh đạo các bộ phận kiểm tra xác nhận
- Trong hồ sơ nghiệm thu giai đoạn quyết toán yêu cầu bộ phận nghiệm thu có đánh giá về chất lượng, tiến độ với yêu cầu quy định trong hợp đồng, xác định trách nhiệm của các bên. Đánh giá được cả hai bên nghiệm thu ký xác nhận để làm cơ sở tính thưởng, phạt theo các điều khoản quy định của HĐ
- Khi giao nhận hồ sơ có ký xác nhận số lượng, thời gian giao nhận của bên giao và bên nhận
Bước 3: Thực hiện lập hồ sơ Thanh toán, Quyết toán hợp đồng
Sau khi nhận hồ sơ nghiệm thu thanh toán, quyết toán từ các phòng liên quan, phòng kế hoạch phối hợp với nhà thầu làm các thủ tục thanh toán, quyết toán
Lập thanh toán giai đoạn:
- Căn cứ hồ sơ nghiệm thu chất lượng, khối lượng
- Căn cứ các điều khoản, tiên lượng của hợp đồng
- Căn cứ các quy định về định mức, chế độ chính sách theo quy định của nhà nước, địa phương, ngành
- Phòng kế hoạch kiểm tra hồ sơ lập phiếu giá thanh toán các nội dung phù hợp với hợp đồng, trừ đi giá trị tạm ứng theo quy định của Hợp đồng
- Số lần thanh toán hoặc giá trị thanh toán mỗi lần căn cứ vào quy định hợp đồng
Phần phát sinh được thanh toán sau khi ký kết phụ lục hợp đồng giữa 2 bên - Số lần thanh toán nhiều hơn trong hợp đồng phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền
- Hồ sơ thanh toán được cán bộ phụ trách thanh toán phối hợp nhà thầu lập, lãnh đạo phòng kế hoạch kiểm tra ký và trình phó giám đốc phụ trách hoặc giám đốc
- Thời gian lập phiếu giá thanh toán tối đa 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ nghiệm thu đủ điều kiện thanh toán và đề nghị thanh toán của nhà thầu
- Trường hợp hồ sơ nghiệm thu thiếu, chưa phù hợp báo cáo lãnh đạo ban đề nghị phòng thực hiện nghiệm thu bổ sung, hiệu chỉnh
Lập quyết toán Hợp đồng
- Căn cứ hồ sơ nghiệm thu quyết toán phần khối lượng thực hiện
- Căn cứ các điều khoản, tiên lượng của Hợp đồng, phụ lục hợp đồng
- Căn cứ hồ sơ quyết toán vật tư A cấp ( với gói thầu xây lắp )
- Căn cứ các quy định về định mức, chế độ chính sách theo quy định của nhà nước, địa phương, ngành
- Căn cứ bản đánh giá chất lượng, tiến độ, thực hiện các Hợp đồng, trách nhiệm của các bên nếu không đạt chất lượng và tiến độ
- Phòng kế hoạch phối hợp nhà thầu lập hồ sơ quyết toán các hợp đồng, hồ sơ được cán bộ phụ trách thanh toán phối hợp nhà thầu lập, lãnh đạo phòng kế hoạch kiểm tra ký và trình phó giám đốc phụ trách hoặc giám đốc
- Thời gian lập quyết toán tối đa 15 ngày sau khi nhận được hồ sơ nghiệm thu đủ điều kiện quyết toán
- Với các hợp đồng điều chỉnh giá khi nghiệm thu phải có bảng tổng hợp thời gian thi công từng hạng mục có điều chỉnh giá. phòng thực hiện nghiệm thu và nhà thầu ký xác nhận vào bảng tổng hợp
- Trường hợp hồ sơ nghiệm thu thiếu, chưa phù hợp báo cáo lãnh đạo ban đề nghị phòng thực hiện nghiệm thu bổ sung, hiệu chỉnh
Bước 4: Thanh toán, Quyết toán hợp đồng
Sau khi lập hồ sơ thanh toán, quyết toán các hợp đồng được phó giám đốc phụ trách hoặc giám đốc ký
Phòng kế hoạch chuyển 2 bộ hồ sơ cho phòng Tài chính kế toán để làm thủ tục chuyển tiền thanh toán giai đoạn, quyết toán gói thầu và phối hợp các gói thầu khác quyết toán dự án.
